引言

许多中小企业的创业者都会较为专注於业务的发展而忽略了了解公司的财务状况，有些经营者甚至在营运一段时间後，还不知道公司是赚钱还是亏损，有些公司更要待到年尾，会计师结算时才知道企业的财务状况。年终审核报告无疑是有价值的参考资料，但及时的营运成绩对成功企业管理更为重要。所以，我们要准确地保存每天的营运记录，准备编制各种财务报表，以供每日业务决定的参考。

会计记录资料

一般来说，会计记录须包括以下经营资料：

1. 销售	创业者不单只要知道每天、每周、每月、每季或每年的总销售，最好能够把销售再分为不同的产品、部门、地区等，划分方法视企业或行业性质而定，这样做可使经营者能够清楚那一个部门、产品、地区等的利润水平，从而作出适当的决定。
2. 购货	以不同的供应商为单位，记录购货情况，创业者除了解总购货价值资料外，还可以分析各种购货种类。
3. 运作开支	企业应记录开支费用的资料，基本包括销售开支和一般开支，也有生产和行政开支等。
4. 应收帐项	一般的现金销售在记录上是一手交货，一手交钱，会计双记载应该是记入贷方 - 销售，记入借方 - 现金。另一种是利用信用销售，例如 信用卡买卖，买方可先收货，到信用期满才支付，因此，企业会有应收帐项在会计记录上。
5. 应付帐项	同样原理，企业可以利用信用与人交易，不须即时付款，这些应付帐项应该记录在会计分类帐上，以便容易查阅到期日并且不会拖欠交款。
6. 存货	会计记录应能提供企业创业者定时的总存货资料，最好是各种的存货分类记录。
7. 薪资记录	员工薪金，津贴，福利，奖金等都应该清楚记录在会计帐目上，这也包括员工强制性公积金，其他的保险金等。
8. 税务	企业要支付各种不同的税款，例如利得税，商业牌照费等，有些是延期支付的，有些是预付的，主要是看各地的要求和企业的性质，例如，如果是独资企业，创业者只须负担个人入息税，在香港的税制比较简单，但也需要清楚列入会计帐目内。

帐簿常见例子

为了方便记录上述资料，企业大都设立一些帐簿，下列是最常见的例子：

帐簿需保存资料

事实上，上述的帐簿不一定需要，有些人习惯把帐项和数目记在"分析"纸上，或用电脑储存，市面上也有简单的电脑簿记系统，可帮助记录和分析。关於上述所列的交易资料来源，有如下途径，经营者应保存这些基本记录：

　　
• 客户定货单 　　
• 送货单据记录 　　
• 发票和结数单副本 　　
• 客户收货证明和退货详情 　　
• 购货单副本 　　
• 企业收货单 　　
• 供应商发票和结数单副本 　　
• 会计期开始时的存货和资产数量和价值 　　
• 会计期结束时的存货和资产数量和价值 　　
• 会计期内资产的增购和变卖